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Septiembre 30, 2011 0

1. OFICIO
   • 1. CONCEPTO.- El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas.
2. ÁREA DE DIFUSIÓN
   • El oficio define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro de ella.
3. ÁREA DE DIFUSIÓN
   • A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos.
   • A nivel interno, enlazan a los que desempeña funciones de dirección dentro de una entidad o institución
4. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
   • Los oficios de circulación externa, son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus reces. abandonando asuntos específicos del trabajo
   • Los oficios de circulación interna, confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la institución.
5. ESTRUCTURA
   • 1.-Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.
   • 2.-Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.
6. • 3.-Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.
   • 4.-Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
7. • 5.-Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
   • 6.-Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
8. • 7.-Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas
   • 8.-Firma y pos-firma.
   • Firma: Se escribe la rúbrica a mano.
   • Pos-firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:
9. • 9.-Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.
   • 10.-Anexo. Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
   • 11.-Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
10. UTILIDAD Y FINES
    • Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que lo emita.
    • El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento.
11. TIPOS DE OFICIO
    • Oficio Simple o Directo .- Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
12. • Oficio Múltiple
    • Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayuda a agilizar el proceso que dure la documentación.
13. • La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que:
    • 1. El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.
    • 2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).
    • Oficio de Transcripción.
14. TRANSCRIPCION
    • Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.
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